Heizkostenabrechnung für Vermieter: Pflichten, Fristen und die 50/70-Regel

Die Heizkostenabrechnung ist Pflicht – aber fehleranfällig. Hier erfährst du, wie die 50/70-Regel funktioniert, welche Fristen gelten und wie du CO2-Kosten korrekt aufteilst.

Heizkosten machen oft den größten Teil der Betriebskosten aus – und die Heizkostenabrechnung ist für viele Vermieter das fehlerträchtigste Dokument im Mietverhältnis. Laut einer Erhebung des Deutschen Mieterbundes enthält mehr als die Hälfte aller Heizkostenabrechnungen Fehler. Das kostet Nerven, Zeit und im schlechtesten Fall bares Geld. Hier erfährst du, was die Heizkostenverordnung vorschreibt, wie du die Kosten korrekt aufteilst und welche Fristen du nicht verpassen darfst.

Wann gilt die Heizkostenverordnung?

Die Heizkostenverordnung (HeizKV) gilt für alle Gebäude mit zentraler Heizungsanlage oder zentraler Warmwasserversorgung, in denen mehrere Nutzer gemeinsam versorgt werden. Betroffen sind damit praktisch alle Mehrfamilienhäuser mit Zentralheizung.

Ausgenommen sind gemäß § 11 HeizKV:

• Gebäude mit maximal zwei Wohnungen, von denen der Vermieter eine selbst bewohnt
• Wohnheime und vergleichbare Einrichtungen unter bestimmten Bedingungen
• Gebäude, in denen die Wärmeversorgung über Anlagen mit erneuerbaren Energien erfolgt und der Einsatz nicht erfasst werden kann

Wichtig: Die Vorgaben der Heizkostenverordnung sind zwingend und können nicht durch den Mietvertrag abgewählt werden. Eine Mietvertragsklausel, die eine hundertprozentige Abrechnung nach Fläche vorsieht, ist in diesem Punkt unwirksam.

Die 50/70-Regel: So teilst du Heizkosten korrekt auf

Das Kernstück der Heizkostenverordnung ist die verbrauchsabhängige Abrechnung. Nach § 7 HeizKV musst du die Heizkosten wie folgt aufteilen:

• 50 bis 70 Prozent nach tatsächlichem Verbrauch (gemessen durch Heizkostenverteiler oder Wärmemengenzähler)
• 30 bis 50 Prozent nach Wohn- oder Nutzfläche (oder nach umbautem Raum)

Den genauen Prozentwert kannst du innerhalb dieses Rahmens selbst festlegen. Eine nachträgliche Änderung des Verteilerschlüssels ist nach § 6 HeizKV frühestens nach drei Abrechnungszeiträumen möglich und muss den Mietern rechtzeitig angekündigt werden.

Praxisbeispiel: Du entscheidest dich für 60 % Verbrauch / 40 % Fläche. Dann ermittelst du zunächst die Gesamtheizkosten des Gebäudes und teilst davon 60 % nach dem Verbrauchsanteil jedes Mieters auf, während 40 % nach dem Flächenanteil der jeweiligen Wohnung verteilt werden.

Merksatz: Keine Abrechnung darf ausschließlich nach Fläche erfolgen – mindestens 50 % müssen immer verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Das ist nicht verhandelbar und durch keinen Mietvertrag änderbar.

Warmwasserkosten: Separat abrechnen nach denselben Regeln

Warmwasserkosten werden nach denselben Grundsätzen abgerechnet wie Heizkosten – aber getrennt davon. Nach § 8 HeizKV gilt auch hier: mindestens 50 % nach erfasstem Warmwasserverbrauch, der Rest nach Wohn- oder Nutzfläche.

Wenn du eine kombinierte Anlage für Heizung und Warmwasser hast (häufig bei Gasthermen), musst du die Gesamtkosten zunächst auf Heizung und Warmwasser aufteilen. Dafür gibt es zwei anerkannte Methoden:

1. Messung über Wärmemengenzähler – die genaueste Methode
2. Formelberechnung: Verbrauchte Warmwassermenge × 2,5 kWh/Liter × Energiepreis

Abrechnungsfrist: 12 Monate – keine Ausnahme

Die Heizkostenabrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen. Bei einem Abrechnungsjahr vom 1. Januar bis 31. Dezember 2025 endet die Frist also am 31. Dezember 2026.

Was passiert, wenn du die Frist versäumst? Du verlierst deinen Anspruch auf eine Nachzahlung – der Mieter muss dann nicht bezahlen. Ein Guthaben aus der Abrechnung musst du dem Mieter dagegen trotzdem erstatten. Diese Regelung ergibt sich aus § 556 Abs. 3 BGB, der entsprechend auf Heizkostenabrechnungen angewendet wird. Wie auch bei anderen Betriebskostenfristen gilt: Wer zu spät abrechnet, verliert seine Ansprüche.

Die Abrechnung selbst muss folgende Angaben enthalten:

• Gesamtkosten des Gebäudes (Heizung und Warmwasser getrennt)
• Den gewählten Verteilerschlüssel (z. B. 60/40)
• Die Verbrauchswerte des Mieters
• Den Flächenanteil der Wohnung
• Die geleisteten Vorauszahlungen
• Das Ergebnis (Nachzahlung oder Guthaben)

CO2-Kostenteilung: Was Vermieter seit 2023 zahlen

Seit dem 1. Januar 2023 teilen Vermieter und Mieter die CO2-Kosten nach einem stufenweisen Modell nach Gebäudeeffizienz – geregelt im CO2-Kostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG). Das Prinzip: Je schlechter die Energieeffizienz des Gebäudes, desto mehr trägst du als Vermieter. Denn du hast es in der Hand, durch Sanierungsmaßnahmen den CO2-Ausstoß zu senken.

Die Staffelung nach Energieeffizienzklasse:

• Klasse A+ bis A: 0 % Vermieter – 100 % Mieter
• Klasse B: 25 % Vermieter – 75 % Mieter
• Klasse C: 50 % Vermieter – 50 % Mieter
• Klasse D: 62,5 % Vermieter – 37,5 % Mieter
• Klasse E: 75 % Vermieter – 25 % Mieter
• Klasse F: 87,5 % Vermieter – 12,5 % Mieter
• Klasse G und H: 100 % Vermieter – 0 % Mieter

Der CO2-Preis lag 2025 bei 55 Euro pro Tonne CO2. Das bedeutet: Wer ein schlecht gedämmtes Gebäude der Klasse G oder H besitzt, trägt die gesamten CO2-Kosten selbst – ein spürbarer finanzieller Anreiz für energetische Sanierungen.

Fernablesbare Zähler: Pflicht bis 31. Dezember 2026

Bis zum 31. Dezember 2026 müssen alle Heizkostenverteiler und Warmwasserzähler in Wohngebäuden fernablesbar sein – durch Funk oder Walk-by-Ablesung. Diese Pflicht folgt aus der novellierten Heizkostenverordnung.

Was das für dich bedeutet:

• Hast du noch ältere, nicht fernablesbare Geräte? Dann musst du diese bis Ende 2026 nachrüsten oder ersetzen lassen.
• Sobald fernablesbare Geräte installiert sind, bist du verpflichtet, deinen Mietern monatliche Verbrauchsinformationen bereitzustellen.
• Für die monatliche Information reicht eine digitale Übermittlung per E-Mail oder über ein Mieterportal.

Die Nachrüstpflicht lässt sich auf Dienstleister wie ista, Techem oder Brunata-Metrona auslagern, die Ablesung, Abrechnung und Informationspflicht als Paket anbieten.

Kürzungsrecht des Mieters (§ 12 HeizKV)

Wenn du gegen die Heizkostenverordnung verstößt, hat dein Mieter das Recht, die Abrechnung zu kürzen. Die Kürzungshöhe richtet sich nach dem Verstoß:

• 15 % Kürzung: Wenn Heizkosten überhaupt nicht verbrauchsabhängig abgerechnet werden (§ 12 Abs. 1 HeizKV)
• 3 % Kürzung: Wenn keine fernablesbaren Messgeräte installiert sind, obwohl eine Nachrüstpflicht besteht (§ 12 Abs. 1 Satz 2 HeizKV)

Das Kürzungsrecht entsteht automatisch – der Mieter muss lediglich der Abrechnung widersprechen und den Kürzungsbetrag einbehalten. Durch eine Klausel im Mietvertrag lässt sich das Kürzungsrecht nicht ausschließen.

Heizkostenabrechnung erstellen: Schritt für Schritt

Die Erstellung einer korrekten Heizkostenabrechnung gliedert sich in klare Schritte:

1. Gesamtkosten ermitteln: Alle Rechnungen für Brennstoff (Gas, Öl, Pellets, Fernwärme), Wartung, Schornsteinfeger und Messgeräte sammeln.
2. CO2-Kostenanteil berechnen: CO2-Anteil an den Gesamtkosten ermitteln und nach Effizienzklasse des Gebäudes aufteilen.
3. Heizung und Warmwasser trennen: Bei kombinierten Anlagen: Warmwasseranteil per Formel oder Zähler ermitteln.
4. Verteilerschlüssel anwenden: Z. B. 60 % nach Verbrauch, 40 % nach Fläche.
5. Mieteranteil berechnen: Verbrauchsanteil des Mieters + Flächenanteil an den jeweiligen Kostenblöcken.
6. Vorauszahlungen abziehen: Bereits geleistete Heizkostenvorauszahlungen abziehen – das Ergebnis ist Nachzahlung oder Guthaben.
7. Abrechnung zustellen: Nachweisbar, spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums.

Wenn du mehrere Objekte verwaltest, lohnt sich eine digitale Lösung. Mit ImmoFluss behältst du Abrechnungsfristen, Verbrauchsdaten und Mieterinformationen für alle Einheiten im Blick – ohne Zettelwirtschaft.

Alles, was zu den umlagefähigen Betriebskosten gehört und neben den Heizkosten abgerechnet werden kann, findest du im Überblick unter umlagefähige Betriebskosten für Vermieter.

Fazit

Die Heizkostenabrechnung ist kein Kür-, sondern Pflichtprogramm – und wer die Regeln der Heizkostenverordnung nicht kennt, riskiert Kürzungen oder verlorene Nachzahlungsansprüche. Die wichtigsten Punkte: mindestens 50 % verbrauchsabhängig abrechnen, die 12-Monatsfrist einhalten, CO2-Kosten nach der Effizienzklasse aufteilen und bis Ende 2026 auf fernablesbare Zähler umrüsten. Wer das konsequent umsetzt, vermeidet die häufigsten Fehler und steht auf der rechtlich sicheren Seite.

Häufige Fragen zur Heizkostenabrechnung

Muss ich als Vermieter eine Heizkostenabrechnung erstellen?

Ja – wenn dein Gebäude über eine zentrale Heizungsanlage oder zentrale Warmwasserversorgung verfügt und mehrere Mieter damit versorgt werden, bist du nach der Heizkostenverordnung (HeizKV) zur jährlichen verbrauchsabhängigen Abrechnung verpflichtet. Ausnahmen gelten nur für Zweifamilienhäuser, in denen du selbst eine Wohnung bewohnst (§ 11 HeizKV).

Was passiert, wenn ich die Abrechnungsfrist verpasse?

Wenn du die Heizkostenabrechnung nicht innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellst, verlierst du deinen Nachzahlungsanspruch gegenüber dem Mieter (§ 556 Abs. 3 BGB). Ein Guthaben des Mieters musst du aber trotzdem erstatten.

Darf ich den Verteilungsschlüssel selbst festlegen?

Ja, innerhalb des gesetzlichen Rahmens. Du kannst frei wählen, ob du 50, 60 oder 70 Prozent verbrauchsabhängig abrechnest (§ 7 HeizKV). Eine Änderung des Schlüssels ist frühestens nach drei Abrechnungszeiträumen möglich und muss den Mietern rechtzeitig mitgeteilt werden.

Wie teile ich CO2-Kosten korrekt auf?

Die Aufteilung richtet sich nach der Energieeffizienzklasse des Gebäudes, geregelt im CO2-Kostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG). Je schlechter die Effizienzklasse, desto mehr CO2-Kosten trägt der Vermieter. Bei Klasse G und H trägt der Vermieter 100 % der CO2-Kosten.

Was droht, wenn ich keine fernablesbaren Zähler installiere?

Wenn fernablesbare Messgeräte bis zum 31. Dezember 2026 nicht nachgerüstet sind, obwohl eine Pflicht besteht, haben Mieter nach § 12 HeizKV das Recht, ihren Anteil an der Heizkostenabrechnung um 3 % zu kürzen.