Du als Vermieter stellst deinem Mieter jedes Jahr eine Betriebskostenabrechnung – aber welche Posten darfst du eigentlich umlegen? Die Antwort gibt die Betriebskostenverordnung (BetrKV). In diesem Artikel bekommst du die vollständige Liste aller umlagefähigen Betriebskosten nach § 2 BetrKV, erfährst, was du nicht umlegen darfst, und bekommst praktische Tipps für die Abrechnung.
Was sind umlagefähige Betriebskosten?
Der Begriff der Betriebskosten ist in § 1 BetrKV gesetzlich definiert: Es sind die Kosten, die dir als Eigentümer durch das Grundstück oder den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen. Entscheidend ist das Wort "laufend" – einmalige Investitionen oder Reparaturen fallen nicht darunter.
Nicht alle laufenden Kosten sind umlagefähig. § 1 Abs. 2 BetrKV stellt klar: Verwaltungskosten (z. B. Büromiete, Kontoführung, Buchhaltung) und Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten (Reparaturen, Renovierungen) dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden. Das gilt auch dann, wenn die Kosten regelmäßig anfallen – eine jährlich wiederkehrende Streicharbeit am Haus bleibt eine Instandhaltungsmaßnahme, keine Betriebskosten (Quelle: Mieterverein).
Die 17 Positionen der Betriebskostenverordnung – vollständige Liste
§ 2 BetrKV zählt abschließend auf, welche Kosten du als Vermieter umlegen kannst:
1. Grundsteuer
Die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks – in der Praxis vor allem die Grundsteuer. Diese Kosten sind in voller Höhe umlagefähig (§ 2 Nr. 1 BetrKV). Wie du die Grundsteuer nach der Reform 2025/2026 korrekt berechnest und auf deine Mieter umlegst, erklären wir ausführlich im Ratgeber zur Grundsteuer für Vermieter.
2. Wasserversorgung
Hierzu zählen die Kosten des Wasserverbrauchs, Grundgebühren, Wasserzähler-Miete, Eichkosten, Wartung von Wassermengenreglern sowie der Betrieb einer hauseigenen Wasserversorgungs- oder Aufbereitungsanlage (§ 2 Nr. 2 BetrKV).
3. Entwässerung
Gebühren für Haus- und Grundstücksentwässerung (Abwasser), Betriebskosten einer nicht öffentlichen Entwässerungsanlage oder einer Entwässerungspumpe (§ 2 Nr. 3 BetrKV).
4. Heizung
Die Kosten für den Betrieb der zentralen Heizungsanlage: Brennstoffe, Strom, Bedienung, Wartung, Schornsteinfeger-Messkosten, Verbrauchserfassung und -abrechnung. Auch die Kosten einer Fernwärmelieferung fallen hierunter (§ 2 Nr. 4 BetrKV). Die Verteilung der Heizkosten ist zusätzlich in der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) geregelt.
5. Warmwasserversorgung
Kosten der zentralen Warmwasserbereitung (Wassererwärmung) oder der Lieferung von Warmwasser von einem externen Anbieter (§ 2 Nr. 5 BetrKV).
6. Verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
Bei Anlagen, die Heizung und Warmwasserbereitung kombinieren, gelten die Kosten beider Bereiche gemeinsam (§ 2 Nr. 6 BetrKV).
7. Aufzug
Betriebsstrom, Wartung, Überwachung, Prüfung und Pflege von Personen- und Lastenaufzügen (§ 2 Nr. 7 BetrKV).
8. Straßenreinigung und Müllbeseitigung
Gebühren für die öffentliche Straßenreinigung, Müllabfuhr sowie Kosten für Müllkompressoren, Müllschlucker oder Müllmengenerfassungsanlagen (§ 2 Nr. 8 BetrKV).
9. Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
Reinigung gemeinsam genutzter Gebäudeteile wie Treppenhaus, Flure, Kellerräume und Waschküchen. Auch die Kosten für die Bekämpfung von Ungeziefer sind umlagefähig (§ 2 Nr. 9 BetrKV).
10. Gartenpflege
Pflege von Grünflächen, Erneuerung von Pflanzen und Gehölzen, Spielplatzpflege. Auch die Pflege von Zufahrten und Zugängen, die nicht dem öffentlichen Verkehr dienen, zählt dazu (§ 2 Nr. 10 BetrKV).
Merksatz: Die reine Gartenpflege ist umlagefähig – aber größere Neuanpflanzungen oder die komplette Neugestaltung des Gartens sind Instandhaltungskosten und bleiben bei dir als Vermieter hängen.
11. Beleuchtung
Stromkosten für die Außenbeleuchtung und die Beleuchtung gemeinsam genutzter Gebäudeteile (Treppenhaus, Flure, Keller, Waschküchen) (§ 2 Nr. 11 BetrKV).
12. Schornsteinreinigung
Die Kehrgebühren des Schornsteinfegers, soweit sie nicht bereits unter den Heizungskosten (Nr. 4) erfasst sind (§ 2 Nr. 12 BetrKV).
13. Sach- und Haftpflichtversicherung
Gebäudeversicherung (Feuer, Sturm, Wasser, Elementarschäden), Glasversicherung, Haftpflichtversicherung für das Gebäude, den Öltank und den Aufzug (§ 2 Nr. 13 BetrKV).
14. Hauswart
Vergütung und Sozialbeiträge des Hauswarts, soweit seine Tätigkeit nicht Instandhaltung, Instandsetzung, Schönheitsreparaturen oder Hausverwaltung betrifft (§ 2 Nr. 14 BetrKV). Wichtig: Überschneidet sich die Tätigkeit des Hauswarts mit Reinigungs- oder Gartenarbeiten, dürfen diese Kosten nicht doppelt abgerechnet werden.
15. Gemeinschaftsantenne / Breitband / Glasfaser
Kosten des Betriebs der Gemeinschafts-Antennenanlage oder der mit einem Breitbandnetz verbundenen Verteilanlage. Für Anlagen, die ab dem 1. Dezember 2021 errichtet wurden, gelten hier Sonderregelungen (§ 2 Nr. 15 BetrKV).
16. Wäschepflege
Betriebskosten von Waschmaschinen und Trocknern in Gemeinschaftsräumen: Strom, Wartung, Reinigung (§ 2 Nr. 16 BetrKV).
17. Sonstige Betriebskosten
Eine Auffangklausel für Betriebskosten, die von Nummer 1 bis 16 nicht erfasst, aber trotzdem nach § 1 BetrKV umlagefähig sind (§ 2 Nr. 17 BetrKV). Typische Beispiele: Kosten für Winterdienst und Schneeräumung, Kosten für eine Hausnotrufanlage oder Rauchwarnmelder-Wartung.
Was ist nicht umlagefähig?
Genauso wichtig wie die Liste der umlagefähigen Kosten ist das Wissen, was du nicht umlegen darfst. § 1 Abs. 2 BetrKV nennt zwei große Blöcke:
- Verwaltungskosten: Kosten für deine Büroorganisation, Kontoführung, Buchhaltung, Mieterverwaltung, Portokosten – alles, was mit der Verwaltung der Immobilie zu tun hat, zahlst du selbst.
- Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten: Reparaturen, Renovierungen, Streicharbeiten, Austausch von defekten Bauteilen – hierunter fallen alle Maßnahmen zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs.
Ein häufiger Fehler ist die Verwechslung von Wartung (umlagefähig) und Reparatur (nicht umlagefähig). Beispiel: Die regelmäßige Wartung der Heizung durch den Fachbetrieb ist umlagefähig – der Austausch eines defekten Brenners ist eine Reparatur und bleibt deine Kosten (Quelle: Haufe).
Voraussetzungen für die Umlage
Damit du Betriebskosten umlegen kannst, müssen drei Bedingungen erfüllt sein:
- Vereinbarung im Mietvertrag: Die Umlage von Betriebskosten muss im Mietvertrag wirksam vereinbart sein. Fehlt eine solche Klausel oder ist sie unwirksam (z. B. durch eine formularmäßige "Pauschale für alle Nebenkosten"), kannst du keine Betriebskosten umlegen (§ 556 BGB).
- Wirtschaftlichkeitsgebot: Die Kosten müssen angemessen und wirtschaftlich sein. Überteuerte Wartungsverträge oder unnötige Dienstleistungen kannst du nicht einfach auf den Mieter abwälzen.
- Ordnungsgemäße Abrechnung: Die Abrechnung muss bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein (§ 556 Abs. 3 BGB). Wie das genau funktioniert, erfährst du in unserem Artikel zu Betriebskostenabrechnung Fristen für Vermieter.
Praxis-Tipp: So erstellst du eine korrekte Aufstellung
Eine saubere Betriebskostenabrechnung ist die beste Verteidigung gegen Mieterwiderspruch. Diese Fehler solltest du vermeiden:
- Alles-in-einem-Posten: Weise jede Kostenart getrennt aus – eine pauschale "Nebenkosten"-Position ist unzulässig.
- Umlageschlüssel nicht definiert: Lege im Mietvertrag fest, ob nach Wohnfläche (Quadratmeter), Personenzahl oder Verbrauch abgerechnet wird. Heiz- und Warmwasserkosten müssen zwingend zu mindestens 50 % nach Verbrauch verteilt werden (§ 7 HeizkostenV).
- Fehlende Belege: Du musst dem Mieter auf Verlangen Einsicht in alle Rechnungen und Belege gewähren. Mit einer Immobilienverwaltungssoftware wie ImmoFluss behältst du alle Belege digital und jederzeit griffbereit.
Fazit
Die Betriebskostenverordnung gibt dir als Vermieter eine klare Liste an die Hand, welche Kosten du umlegen darfst – und was nicht. Nutze die 17 Positionen aus § 2 BetrKV als Grundlage für deine Nebenkostenabrechnung und achte auf eine sorgfältige Trennung von umlagefähigen Kosten, Verwaltungskosten und Instandhaltungskosten. Mit einer korrekten Abrechnung vermeidest du Ärger mit dem Mieter und stellst sicher, dass du keine Kosten selbst tragen musst, die eigentlich umlagefähig wären.
Weitere hilfreiche Artikel: Nebenkostenabrechnung Schritt für Schritt und Betriebskostenabrechnung Fristen.
Häufige Fragen zu umlagefähigen Betriebskosten
Ist der Winterdienst umlagefähig?
Ja, die Kosten für Schneeräumung und Streudienst fallen unter die "sonstigen Betriebskosten" nach § 2 Nr. 17 BetrKV. Voraussetzung ist, dass die Räum- und Streupflicht nicht vom Mieter selbst übernommen wurde.
Darf ich die Kosten für Rauchwarnmelder umlegen?
Ja, die jährliche Wartung von Rauchwarnmeldern ist als sonstige Betriebskosten (§ 2 Nr. 17 BetrKV) umlagefähig. Die Anschaffungskosten der Melder selbst sind dagegen nicht umlagefähig – sie gehören zur Ausstattung des Gebäudes und sind von dir als Vermieter zu tragen (Quelle: Haufe).
Was passiert, wenn keine Betriebskostenvereinbarung im Mietvertrag steht?
Dann gilt die gesetzliche Inklusivmiete – du kannst keine Betriebskosten gesondert abrechnen. Eine nachträgliche Vereinbarung ist nur mit Zustimmung des Mieters möglich oder im Rahmen einer Mieterhöhung nach § 558 BGB.
Sind Kosten für einen Concierge / 24h-Empfang umlagefähig?
Wenn der Concierge überwiegend hauswarttypische Tätigkeiten ausübt (Reinigung, Überwachung), können die Kosten unter § 2 Nr. 14 BetrKV (Hauswart) fallen. Reine Empfangs- oder Sicherheitsdienste sind jedoch nicht als Betriebskosten umlagefähig (Quelle: Mieterverein).