Heizkostenabrechnung falsch erstellt? Das kann teuer werden: Bei Verstößen gegen die Heizkostenverordnung darf der Mieter 15 % kürzen. Alle Pflichten, die 50/70-Regel und die Fernablesepflicht bis Ende 2026.
Jedes Jahr im Herbst landen Heizkostenabrechnungen in Briefkästen – und viele davon sind fehlerhaft. Als Vermieter riskierst du damit nicht nur Ärger mit dem Mieter, sondern konkret finanzielle Einbußen: Bei Verstößen gegen die Heizkostenverordnung darf der Mieter seinen Anteil um 15 Prozent kürzen. Was du wissen musst, um das zu vermeiden, zeigt dieser Ratgeber.
Wann gilt die Heizkostenverordnung?
Die Heizkostenverordnung (HeizKV) gilt für Gebäude mit zentraler Heizungs- oder Warmwasserversorgungsanlage und mindestens zwei Nutzungseinheiten (§ 1 HeizKV). Als Vermieter bist du damit in der Pflicht, sobald du mehrere Wohnungen zentral beheizen lässt.
Ausgenommen sind:
- Einfamilienhäuser
- Zweifamilienhäuser, in denen der Vermieter selbst eine Einheit bewohnt
- Gebäude mit Einzelöfen oder Etagenheizungen (kein zentrales System)
Messgeräte: Was bis Ende 2026 erledigt sein muss
Seit der HeizKV-Reform 2021 gilt: Neu installierte Erfassungsgeräte müssen fernablesbar sein (§ 5 HeizKV). Für bestehende Geräte gilt eine Übergangsfrist: Bis zum 31. Dezember 2026 müssen in allen Wohngebäuden fernablesbare Messgeräte für Heiz- und Warmwasserkosten installiert sein.
Konkret bedeutet das: Hängen in deinen Wohnungen noch ältere, nicht fernablesbare Heizkostenverteiler, musst du jetzt handeln und die Umrüstung bei einem Messdienstleister beauftragen. Die verbleibende Zeit ist knapp.
Hast du bereits fernablesbare Geräte, greift zusätzlich die monatliche Informationspflicht aus § 6a HeizKV: Du oder dein Messdienstleister musst den Mietern einmal pro Monat Informationen über ihren Energieverbrauch, die Energiepreise, die entstehenden Kosten und die CO₂-Emissionen bereitstellen – per Post oder digital.
Die 50/70-Regel: So verteilst du Heizkosten richtig
Das Herzstück der Heizkostenverordnung ist die verbrauchsabhängige Abrechnung (§ 7 HeizKV). Heizkosten dürfen nicht einfach nach Wohnfläche aufgeteilt werden – der tatsächliche Verbrauch jeder Einheit muss einfließen:
- 50–70 % der Heizkosten werden nach dem gemessenen Verbrauch jedes Mieters verteilt (Verbrauchsanteil)
- 30–50 % werden nach der Wohn- oder Nutzfläche verteilt (Grundkostenanteil)
Innerhalb dieses Rahmens hast du Spielraum. Bei einem höheren Verbrauchsanteil profitieren sparsame Mieter stärker; ein niedrigerer Verbrauchsanteil gleicht die Kosten über die Fläche aus. Viele Verwalter arbeiten mit 50 oder 60 Prozent als Standardwert.
Sonderfall: Gebäude, die nicht den Wärmeschutzstandard von 1994 erfüllen, mit Öl oder Gas beheizt werden und überwiegend gedämmte freiliegende Leitungen haben, müssen zwingend 70 % nach Verbrauch abrechnen.
Für die Warmwasserkosten gilt dieselbe 50/70-Regel nach § 8 HeizKV.
Was muss in der Heizkostenabrechnung stehen?
Eine ordnungsgemäße Heizkostenabrechnung enthält mindestens:
- Abrechnungszeitraum (Beginn und Ende des Heizjahres)
- Gesamtkosten des Heizbetriebs (Brennstoffkosten, Wartung, Ablesedienst, Schornsteinfeger)
- Verteilerschlüssel (z. B. 50 % nach Verbrauch, 50 % nach Fläche)
- Gemessener Verbrauch der jeweiligen Einheit
- Anteil der Einheit in Euro
- Geleistete Vorauszahlungen
- Nachzahlung oder Guthaben
- CO₂-Kosten und deren Aufteilung zwischen Vermieter und Mieter (seit 2023 Pflicht)
Die Abrechnung muss so aufgestellt sein, dass der Mieter sie nachvollziehen und selbst nachrechnen kann. Undurchsichtige Schlüssel oder fehlende Gesamtkostenpositionen geben Anlass zu Widersprüchen und Streitigkeiten.
CO₂-Kosten: Vermieter tragen einen Teil
Seit dem 1. Januar 2023 regelt das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG) die Aufteilung der CO₂-Abgabe auf fossile Brennstoffe. Vermieter und Mieter teilen sich diese Kosten je nach Energieeffizienz des Gebäudes – nach einem 10-stufigen Modell:
- Sehr energieeffiziente Gebäude (unter 12 kg CO₂/m²/Jahr): Mieter trägt 100 % der CO₂-Abgabe
- Energetisch schlechte Gebäude (über 52 kg CO₂/m²/Jahr): Vermieter trägt bis zu 95 % der CO₂-Kosten
Als Vermieter musst du die Energiebilanz deines Gebäudes kennen – sie steht im Energieausweis – und die CO₂-Kosten entsprechend in der Heizkostenabrechnung ausweisen und deinen Anteil abziehen. Ohne diese Angabe ist die Abrechnung formal unvollständig.
Fristen: Wann muss die Abrechnung beim Mieter sein?
Die Heizkostenabrechnung unterliegt denselben Fristen wie alle Betriebskostenabrechnungen: Du musst sie dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zukommen lassen (§ 556 Abs. 3 BGB).
Endet das Heizjahr am 31. Dezember 2025, muss die Abrechnung also spätestens am 31. Dezember 2026 beim Mieter eingehen. Schickst du sie später, verlierst du den Anspruch auf eine Nachzahlung – der Mieter muss nichts mehr zahlen. Ein Guthaben für den Mieter musst du aber trotzdem auskehren.
Merksatz: Die 12-Monats-Abrechnungsfrist ist eine gesetzliche Ausschlussfrist nach § 556 Abs. 3 BGB. Sie kann weder verlängert noch durch Mietvertragsklauseln abbedungen werden.
Das 15-%-Kürzungsrecht: Was Vermieter vermeiden müssen
Der häufigste und teuerste Fehler: keine oder unzureichende verbrauchsabhängige Abrechnung. Rechnest du weniger als 50 % der Heizkosten nach dem tatsächlichen Verbrauch ab – oder fehlen überhaupt Messgeräte – darf der Mieter seinen Anteil nach § 12 HeizKV um 15 Prozent kürzen.
Der Bundesgerichtshof hat dieses Kürzungsrecht in seinem Urteil vom 12. Januar 2022 (BGH VIII ZR 151/20) ausdrücklich bestätigt: Es gilt auch dann, wenn Heizkostenverteiler in den Wohnungen vorhanden sind, die Warmwasserkosten aber mangels Wärmemengenzähler pauschal abgerechnet werden.
Das Kürzungsrecht greift außerdem, wenn:
- Messgeräte vorhanden sind, ihre Daten aber nicht in die Abrechnung einfließen
- Die Abrechnung keine verbrauchsabhängige Aufschlüsselung enthält
- Die CO₂-Kosten nicht korrekt ausgewiesen sind
Diese Regelung ist zwingend – keine Mietvertragsklausel kann das Kürzungsrecht ausschließen.
Häufige Fehler und wie du sie vermeidest
- Falscher Verteilerschlüssel: Weniger als 50 % oder mehr als 70 % nach Verbrauch abzurechnen ist ein direkter Verstoß gegen § 7 HeizKV und löst das Kürzungsrecht aus
- Fehlendes CO₂-Splitting: Ohne Ausweis der CO₂-Kosten und der Aufteilung nach CO2KostAufG ist die Abrechnung seit 2023 unvollständig
- Umrüstung verschlafen: Wer bis Ende 2026 keine fernablesbaren Messgeräte hat, riskiert Bußgelder und ein weiteres Kürzungsrecht der Mieter
- Falsche Kostenbasis: Reparaturen an der Heizungsanlage (Instandhaltungskosten) dürfen nicht in die Heizkostenabrechnung – nur Betriebskosten nach § 2 Nr. 4 BetrKV sind umlagefähig
- Abrechnungsfrist verpasst: Wer die 12-Monats-Frist überschreitet, verliert den Nachzahlungsanspruch vollständig
Mit einer strukturierten Immobilienverwaltung behältst du Fristen, Dokumente und Abrechnungsgrundlagen zentral im Blick. ImmoFluss hilft dir dabei, den Überblick über alle deine Objekte und Abrechnungsperioden zu behalten.
Fazit
Die Heizkostenabrechnung ist kein bürokratisches Detail – sie ist ein rechtlich streng reguliertes Dokument mit echten Konsequenzen. Die 50/70-Regel nach § 7 HeizKV, die CO₂-Kostenpflicht seit 2023 und die Umrüstung auf fernablesbare Zähler bis Ende 2026 sind die drei Kernpunkte, die du jetzt auf dem Schirm haben musst. Wer diese Anforderungen erfüllt, schützt sich vor dem 15-%-Kürzungsrecht und stellt sicher, dass die Jahresabrechnung rechtssicher beim Mieter ankommt.
FAQ zur Heizkostenabrechnung für Vermieter
Welche Gebäude fallen unter die Heizkostenverordnung?
Die Heizkostenverordnung gilt für Gebäude mit zentraler Heizungs- oder Warmwasserversorgungsanlage und mindestens zwei Nutzungseinheiten (§ 1 HeizKV). Einfamilienhäuser und Zweifamilienhäuser, in denen der Eigentümer selbst wohnt, sind ausgenommen.
Was passiert, wenn ich die Heizkostenabrechnung zu spät schicke?
Verpasst du die 12-Monats-Frist nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB), verlierst du den Anspruch auf eine Nachzahlung. Ein Guthaben für den Mieter musst du trotzdem auszahlen.
Wie viel Prozent der Heizkosten muss ich nach Verbrauch abrechnen?
Mindestens 50 % und höchstens 70 % der Heizkosten müssen nach dem tatsächlichen Verbrauch der einzelnen Einheit abgerechnet werden (§ 7 HeizKV). Rechnest du weniger als 50 % verbrauchsabhängig ab, darf der Mieter seinen Anteil um 15 % kürzen.
Muss ich als Vermieter die CO₂-Abgabe mitbezahlen?
Ja. Seit 2023 regelt das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG), dass Vermieter und Mieter die CO₂-Kosten je nach Energieeffizienz des Gebäudes teilen. Bei energetisch schlechten Gebäuden kann der Vermieteranteil bis zu 95 % der CO₂-Abgabe betragen.
Bis wann muss ich auf fernablesbare Zähler umrüsten?
Die Übergangsfrist endet am 31. Dezember 2026. Bis zu diesem Datum müssen in allen Gebäuden mit zentraler Heizungs- oder Warmwasserversorgung fernablesbare Erfassungsgeräte installiert sein (§ 5 HeizKV). Bereits seit 2022 dürfen nur noch fernablesbare Geräte neu eingebaut werden.
Verwalte Mieten, Belege und Fristen an einem Ort.
Kostenlos starten