Über das Mieterportal schicken Dir Deine Mieter Zählerstände, Schäden und Fragen und sehen die Unterlagen, die Du für sie freigibst. Das Portal läuft im Browser unter portal.immo-fluss.de. Du bearbeitest alles in der ImmoFluss-App im Tab Miete unter Mieterportal. Das Portal ist in jedem Tarif enthalten.
Portal einrichten
Beim ersten Öffnen fragt ImmoFluss, ob Du das Portal kurz einrichten willst. Unter Portal einrichten legst Du fest:
- Name im Portal und in den Mails, zum Beispiel „Vermietung Albers“. So steht es als Absender in jeder Mail an Deine Mieter.
- Anrede: Du oder Sie. Das gilt im Portal und in allen Mails.
- Farbe und Logo für Buttons und Kopfzeile.
- Kontakt-Mail und Telefon. Antworten auf Portal-Mails gehen an diese Adresse.
- Notfall-Hinweis, zum Beispiel die Nummer eines Notdienstes. Er steht auf der Startseite des Portals und beim Melden dringender Schäden.
- Bereiche für alle Mieter, siehe unten.
Einen Mieter einladen
- Für die Einladung braucht der Mieter eine E-Mail-Adresse in seinen Mieterdaten.
- Der Link gilt 14 Tage und funktioniert einmal. Ist er abgelaufen, tippst Du auf Einladung erneut senden.
- Später meldet sich der Mieter auf
portal.immo-fluss.demit seiner E-Mail an und bekommt einen neuen Anmeldelink. Ein Passwort kann er sich zusätzlich setzen. - Das Portal lässt sich auf dem Handy wie eine App auf den Startbildschirm legen.
- Eingeladen wird jeder Mieter einzeln. Eine Sammel-Einladung für ein ganzes Haus gibt es noch nicht.
- Adressen, die schon zu einem ImmoFluss-Konto oder einem anderen Mietverhältnis gehören, lädt ImmoFluss nicht ein. So wird kein bestehendes Konto übernommen.
In der Liste siehst Du den Status je Mieter, zum Beispiel Im Portal · zuletzt gestern oder Einladung abgelaufen.
Festlegen, was der Mieter sieht
Unter Bereiche für alle Mieter stellst Du die Vorgabe ein. Bei einem einzelnen Mieter kannst Du davon abweichen. Ausgeschaltete Bereiche sind im Portal nicht zu sehen und auch nicht über Umwege abrufbar.
| Bereich | Was der Mieter damit kann | Am Anfang |
|---|---|---|
| Dokumente | Für ihn freigegebene Unterlagen öffnen | an |
| Zählerstände | Stände mit Foto melden, eigene Meldungen sehen | an |
| Anliegen | Schäden und Fragen mit Fotos schicken, Antworten lesen | an |
| Aushänge | Das Schwarze Brett seines Hauses lesen | aus |
| Mietänderungen | Kommende Staffelmieten sehen | aus |
| Kontaktdaten ändern | Neue Telefonnummer oder E-Mail mitteilen | aus |
Immer sichtbar sind für den Mieter seine Wohnung, die Warmmiete und Deine Kontaktdaten. Deine Notizen zum Mieter, interne Notizen zu Anliegen und Daten anderer Mieter sieht er nie.
Anliegen und Schäden beantworten
Meldet ein Mieter etwas, steht es in der Mieterportal-Übersicht unter Braucht dich. Ist Push aktiviert, bekommst Du zusätzlich eine Nachricht.
- Der Mieter wählt eine Kategorie (Schaden, Anliegen oder Sonstiges), den Raum, beschreibt das Problem und hängt bis zu sechs Fotos an. Er kann angeben, wann er erreichbar ist, und das Anliegen als dringend markieren.
- Du antwortest im Verlauf. Die erste Antwort setzt den Status auf In Bearbeitung. Am Ende setzt Du Erledigt. Schreibt der Mieter danach noch einmal, ist das Anliegen wieder offen.
- Mit Antwort mit KI entwerfen bekommst Du einen Vorschlag, den Du anpasst. Gesendet wird nur, was Du selbst abschickst.
- Die Interne Notiz sieht nur Du, zum Beispiel Handwerker und Termin. Sie speichert automatisch.
- Der Mieter bekommt bei Deiner Antwort und bei „Erledigt“ eine Mail mit Link ins Portal.
Zählerstände anfordern und prüfen
Es gibt zwei Wege, wie Zählerstände ins Portal kommen:
- Zählerstände anfordern: Du wählst die Zählerarten und eine Frist. Der Mieter bekommt eine Mail und sieht die Ablesung oben auf seiner Startseite.
- Zähler anlegen mit Turnus (monatlich, Quartal, Halbjahr oder Jahr): ImmoFluss erinnert den Mieter dann automatisch per Mail, wenn eine Ablesung fällig wird. Mit Zählernummer findet der Mieter den richtigen Zähler, und mit Foto als Nachweis verlangen lässt sich ein Stand nur mit Foto melden. Für Heizkostenverteiler legst Du mehrere gleiche Zähler auf einmal an.
Ein gemeldeter Stand erscheint unter Braucht dich. Du siehst den Vorwert, den Verbrauch pro Tag und das Foto. Dann tippst Du auf Übernehmen oder gibst den Stand mit einem Hinweis zurück. Bei einer Rückgabe bekommt der Mieter eine Mail und kann neu melden. Gemeldete Stände kann der Mieter selbst nicht mehr ändern.
Dokumente freigeben
Dokumente sind nie automatisch sichtbar. Unter Dokumente freigeben suchst Du Unterlagen aus, einzeln oder alle eines Objekts, und gibst sie einem Mieter frei. Der Mieter bekommt eine Mail und sieht das Dokument mit dem Hinweis „Neu“. Sobald er es geöffnet hat, steht bei Dir Geöffnet am …. So kommt zum Beispiel die Nebenkostenabrechnung nachweisbar an.
Aushänge am Schwarzen Brett
Mit Neuer Aushang schreibst Du eine Nachricht an alle Mieter eines Objekts, etwa „Wasser abgestellt am Donnerstag“. Du wählst eine Kategorie, kannst den Aushang oben anheften und ein Ablaufdatum setzen. Danach verschwindet er von selbst. Auf Wunsch geht er zusätzlich per Mail raus. Damit Mieter Aushänge sehen, muss der Bereich Aushänge eingeschaltet sein.
Kontaktänderungen übernehmen
Ist der Bereich eingeschaltet, kann der Mieter eine neue Telefonnummer oder E-Mail mitteilen. In der App steht dann „Mitgeteilt … im Portal“. Mit einem Tipp übernimmst Du die Angabe in die Mieterdaten.
Zugang beenden
Unter Mieter & Zugang tippst Du auf Entziehen, zum Beispiel beim Auszug. Der Login des Mieters wird dabei gelöscht. Löschst Du den Mieter ganz, entfernt ImmoFluss auch seine Anliegen, Zählerstände und Fotos aus dem Portal.
Was das Portal nicht macht
- Keine Mietzahlungen und keine Zahlungsübersicht. Den Eingang prüfst Du unter Mieteingang.
- Keine Sammel-Einladung, kein digitales Unterschreiben von Verträgen.
- Ein Mieter-Login gehört zu einem Mietverhältnis.